九州档案凭借雄厚研发能力与技术服务能力,历经十年时间,6个版本迭代、通过平台化产品设计、研发出新一代K6系列档案管理平台,包括档案业务管理平台、档案信息利用平台、档案信息防扩散系统、档案信息云平台、智慧档案库房管理系统等系列产品,广泛应用于政府机关、企业集团、事业单位、社会团体、教育等领域,在产品研发过程中,将互联网、门户、工作流、OCR、RFID、智能库房、智能终端等诸多技术,融合到产品管理中,构建出前沿、安全、智能的档案软件。
档案数据采集是档案信息化的基础工作,不仅仅是档案业务管理,档案信息挖掘利用也是以档案数据为基础,从档案数据产生的途径主要分为,现行档案归档过程中的文件录入、历史纸质档案扫描文件挂接系统、历史档案数据批量导入系统、OA等业务系统产生的电子档案归档,九州档案对以上档案业务数据采集,提供对应的解决方案,帮助档案人员高效完成档案信息化数据采集工作。
现行档案在线归档
通过系统智能辅助录入,帮助档案员或兼职档案员快速录入,如智能辅助录入、自由复制录入、OCR自动识别录入等。
档案扫描批量挂接
现行档案一键式在线扫描,大量历史扫描档案可以批量挂接到系统,经过OCR自动处理合成PDF或OFD板式文件。
历史档案数据批量导入
通过Excel保存的历史档案数据,一键式导入系统,导入过程中自动检测,自动匹配、空值批量赋值、档号自动合成等。
OA等业务系统集成
通过接口技术将档案系统与办公系统(OA)无缝对接,将OA等业务系统中待归档电子文件自动归档到档案系统中。
系统同步支持电子档案在线利用与实体档案借阅管理,在线利用依托于档案信息安全管理平台提供安全、强大的档案信息检索功能,实现快捷的在线档案信息利用,在线利用对于受限档案,可以通过系统在线申请,在线审批后提供在线利用,到期后系统会自动收回权限,对于线下纸质档案借阅,提供档案利用管理模块,检索、登记、打印借阅单、借出、催还等过程管理。
九州档案管理平台深度优化的全文检索引擎,实现电子文件内容检索,支持国标PDF及OFD版式文件检索,同时对检索结果的档案信息通过智能精准关联,让档案利用人获得更多的相关档案信息,扩大档案信息检索的深度与范围。
九州档案管理平台支持电子档案管理,兼容双层PDF及双层OFD板式电子文件,支持数字化扫描后的JGP及TIFF格式批量上传,上传过程中自动OCR识别并转换为双层PDF或双层OFD格式,通过电子文件统计可以迅速获得库存电子文件信息,支持电子文件数字水印及动态水印管理,支持电子文件下载控制、打印控制、浏览控制,通过九州档案管理平台,将体验完整的电子档案管理解决方案。
九州档案管理平台提供档案门户宣传窗口,为用户提供可自由定制的档案门户模块,通过系统门户的灵活配置,将最新的档案法规、编研成果、宣传图文展示在档案门户上,扩大档案宣传力度,同时可以将热点档案、推荐档案在门户展示出来,系统根据权限模型自动判断利用人在档案门户中可见档案信息。
九州档案不仅仅为用户提供档案管理系统,同时提供档案数字化服务,北京与西安数字化加工基地已经将业务范围覆盖到全国,在档案信息化建设过程中,形成系统与数字化一体化建设,数字化业务包括建章立制、业务咨询指导、档案鉴定、档案整理、档案数字化扫描、档案数字化深加工等。
数字化服务方式由北京或西安数字化基地组建项目实施团队,携带数字化相关设备到客户现场进行数字化实施工作,实施完成后,将数字化扫描图片经过OCR识别处理,转换为双层PDF或双层PDF格式,挂接到档案管理系统中,通过全文检索提供档案利用。
针对历史电子档案,九州档案管理平台提供了历史电子档案迁移方案,包括历史Excel数据导入、历史扫描档案图片批量挂接、历史扫描档案批量OCR处理、历史档案管理系统电子档案迁移、OA系统历史电子档案批量归档等配套解决方案。
历史档案EXCEL导入
系统提供EXCEL导入功能,选择要导入的EXCEL数据文件,系统可以自动识别完成系统字段与Excel数据匹配,同时提供手动配备、EXCEL空白值自动填充、EXCEL日期格式自动转换等增强功能,EXCEL数据一键式导入档案系统后,系统自动统计导入信息,形成导入批次日志,并提供一键回溯功能,取消任意批次的数据导入。
历史扫描档案批量挂接
系统提供批量挂接功能,可以将历史扫描档案批量挂接到系统中。
历史扫描档案OCR识别
系统在批量挂接历史扫描档案数据过程中,可以自动进行OCR识别,并自动转换成双层PDF或双层OFD格式,支持全文检索在线利用。
历史档案系统数据迁移
将历史档案系统的数据及电子文件迁移到新的档案系统的过程,迁移后保留数据之间的逻辑关系,数据与电子文件之间的逻辑关系。
各类档案以传统纸张为载体的保存方式,不仅占据了大量的空间,还需要特殊的环境,而且不利于查询,随着时间的推移,文件面临着老化、资料损失等问题。解决方法是将纸质历史档案转化成电子文件,并通过档案管理系统存储管理,为各级领导及部门提供在线的档案信息查询利用。
历史纸质档案扫描可以通过系统在线功能,将纸质扫描放入扫描仪实现一键扫描,自动上传档案系统,自动进行OCR识别合成双层PDF,自动提取扫描文件元数据信息,帮助用户快速将纸质档案扫描成电子档案进行管理。或者将数字化扫描业务委托我们数字化加工团队,公司成立项目组携带扫描设备到达用户现场加工扫描。
纸质档案数字化加工地点
设在用户单位,由九州档案布置设备齐全、工位合理、具有良好安全性的加工场地,将纸质档案通过专业扫描加工转化为电子数据,同时保证扫描图像质量及数据著录的准确率,完整性、安全性和保密性,并严格按照中华人民共和国档案行业标准加工。
纸质档案数字化加工类别
档案数字化单位性质不同,涉及到的档案种类也不同,按照档案种类划分:
1、文书类档案:文书传统档案、文书简化档案;
2、科技类档案:科技档案、课题档案、项目档案;
3、基建类档案:基建档案、工程档案、项目档案;
4、其他:会计档案、设备档案、照片档案、声像档案、实物档案、招投标档案、信访档案等;
按照档案内容划分主要包括文件、图纸、照片、声像、实物等内容。档案数字化加工内容
纸质档案数字化加工内容
主要包括档案立卷归档、档案整理(档案整理、更换卷皮、书写卷皮、更换目录、档案修复)、档案扫描、数据录入、档案修复、档案数据深加工等服务。
1、档案立卷归档:没有经过鉴定的文件,经过鉴定后归档形成档案的过程;
2、档案整理:已经立卷归档的历史档案根据不同的整理要求重新整理,需要根据具体档案情况决定具体的整理内容,主要包括编页、查重、更换目录及备考表、更换卷皮、书写卷皮、档案修复等系列内容;
3、档案扫描:将整理好的档案通过扫描仪等设备转换成电子文件;
4、档案数字化深加工:将扫描后的电子文件进一步处理以满足不同的管理需求,如扫描文件OCR识别、扫描文件合成PDF文件等。